Gli eventi hanno da sempre accompagnato l’esistenza umana, in quanto rispondono esigenze di convivialità e condivisione che fanno parte della vita quotidiana.
Oggi la digitalizzazione dei mezzi di comunicazione ha permesso di trasformare qualsiasi situazione in evento, generando nel consumatore il desiderio di avere un’interazione più diretta con il brand.

Organizzare eventi: ma quali eventi?

Gli eventi non sono tutti uguali, in quanto si differenziano per target, per obiettivi e per tipologia:
Eventi corporate (convention, lanci di prodotto, celebrazioni aziendali, team building, incentive, workshop, convegni, Christmas event)
Eventi consumer (tour, road show, lanci di prodotto, inaugurazioni, in store event, sponsorizzazioni)
Eventi media (conferenze stampa, media dinner, eventi PR, Charity)

Organizzare eventi: un’ottima occasione per approcciare clienti acquisiti e potenziali

L’evento, dunque, è da intendersi come occasione di comunicazione globale, originale, empatica e coinvolgente che, se sfruttata appieno dal brand, può trasformarsi in una ghiotta opportunità di fidelizzazione.

Innanzitutto è fondamentale stabilire un target specifico e definire una storia da raccontare, che sarà il filo conduttore di tutto l’evento e che dovrà essere in grado di coinvolgere il target. Si tratta di un obiettivo tanto difficile quanto stimolante, denominato ìConsumer Engagementî: coinvolgimento multimediale e multisensoriale del target relativamente a concetti chiave legati al brand.

Le fasi necessarie per organizzare eventi

Nell’organizzazione di eventi è importante pianificare tutti i passaggi, in modo da ridurre al minimo gli imprevisti e da farsi trovare preparati nella gestione degli stessi in tempo reale. La nostra esperienza ci porta a definire una serie di fasi necessarie per la buona riuscita di un evento.

Strategia nell’organizzazione di eventi

Brief e ascolto delle esigenze del cliente
Definizione degli obiettivi di comunicazione
Studio del target
Analisi dello scenario competitivo
Analisi SWOT (punti di forza, punti di debolezza, opportunità, minacce)

Creatività nell’organizzazione di eventi

Identificazione del concept e del suo valore aggiunto
Valutazione della notiziabilità, dell’unicità e della distintività dell’evento
Valutazione della realizzabilità delle idee
Identificazione delle attività collaterali

Esecuzione nell’organizzazione di eventi

Analisi di fattibilità
Selezione degli elementi pratici (location, allestimenti, catering, gadget, ecc…)
Definizione del programma e dell’operatività
Sopralluoghi
Coordinamento e supervisione
Controllo del budget

Misurazione nell’organizzazione di eventi

Valutazione qualitativa e quantitativa dei risultati raggiunti
Rapporto tra risultati e obiettivi previsti con conseguente calcolo del ritorno sull’investimento
Realizzazione reportistica
Annotazione di consigli per il futuro

L’organizzazione degli eventi è quindi una opportunità, con un effettivo rischio ìeffetto boomerangî qualora non fosse pensato nei minimi dettagli sin dalla sua fase embrionale. Questo è il motivo per il quale, come per qualsiasi attività di comunicazione, è necessario rivolgersi a professionisti del settore.